Agile Projektmanagement Methoden

Agile Projektmanagement Methoden sind Werkzeuge, Techniken und Praktiken, die Teams dabei unterstützen, flexibel, kollaborativ und effizient zu arbeiten. Diese eignen sich besonders gut in Projekten in denen schnell auf Veränderungen reagiert werden muss. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil des agilen Projektmanagements, das darauf abzielt, Produkte oder Dienstleistungen in kleinen, inkrementellen Schritten zu entwickeln. Dabei wird kontinuierlich Feedback von Kunden oder Nutzern eingeholt.

Stell dir vor, du baust ein Haus. Statt alles auf einmal zu planen und zu bauen, beginnst du mit einem kleinen Raum. Du testest ihn, erhältst Feedback, und baust dann weiter. Agile Methoden sind wie Werkzeuge in deinem Baukasten. Sie helfen dir, jeden Raum optimal zu gestalten, ohne von einem starren Plan abzuweichen.

Wichtig: Agile Methoden sind nicht zu verwechseln mit agilen Frameworks wie Scrum oder Kanban.

Es gibt eine Vielzahl agiler Projektmanagement Methoden, also Werkzeuge die im agilen Produkt- oder Projekt-Management angewendet werden können. Wie in einem normalen Werkzeugkasten ist nicht jedes Werkzeug für jede Tätigkeit geeignet. Mit einem Hammer schraubst du keine Schrauben in die Wand. Demnach gibt es für jeden Anwendungsfall spezielle Werkzeuge, also Methoden.

Agile Projektmanagement Methoden können in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, wie:

• Schätzung von Aufwand
• Priorisierung von Aufgaben
• Organisation von Arbeit
• Qualitätsverbesserung
• Beobachtung des Projektverlaufs
• Entwicklung von Prototypen
• Weitere agile Methoden

Hier findest du einige Beispiele der am häufigsten verwendeten agilen Methoden, aufgeteilt nach ihren Anwendungsfällen.

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Aufwand schätzen

Der Aufwand der Arbeiten in einem Projekt hat direkten Einfluss auf die Gesamtkosten und die benötigte Zeit bis ein Produkt marktreif oder ein Projekt abgeschlossen ist. Daher ist es für jeden Projekt- oder Produkt-Manager notwendig diese Kosten zu kennen bzw. den Aufwand der Arbeiten zu kennen. Am besten können die Team-Mitglieder welche die Arbeit verrichten diesen Aufwand schätzen. Im klassischen Projektmanagement werden dafür zum Beispiel aufwendige Kostenschätzungen erstellt. Im agilen Projektmanagement werden zur schnellen Schätzung entsprechende agile Methoden verwendet. Je mehr Erfahrung das Team mit diesen hat umso genauer sind auch deren Schätzungen.

Die drei am meisten verwendeten agilen Projektmanagement Methoden zur Aufwandschätzungen sind „Planning Poker“, „T-Shirt Sizing“ und „Story Points“.

Planning Poker

Dies ist eine Technik, die Teams hilft, den Aufwand für die Umsetzung von Aufgaben oder User Stories zu schätzen. Jeder im Team erhält ein Deck von Karten mit Zahlen darauf, die unterschiedliche Aufwandsgrößen darstellen. Eine typische Skala beim Planning Poker könnte beispielsweise die Fibonacci-Folge sein. Diese geht wie folgt 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, … und reflektiert einen exponentiell steigenden Aufwand.

Der Product Owner stellt eine User Story vor. Die Developer wählen unabhängig voneinander eine Karte aus, die ihrer Meinung nach den entsprechenden Aufwand repräsentiert. Dann decken alle gleichzeitig ihre Karten auf. Bei großen Abweichungen diskutiert das Team (besonders die zwei Personen die am weitesten mit ihrer Schätzung auseinander lagen) die Gründe für die unterschiedlichen Einschätzungen. Dies wird wiederholt bis eine gemeinsame Schätzung erreicht wird. Diese Methode fördert nicht nur eine präzisere Aufwandsschätzung, sondern auch das Verständnis der Teammitglieder für die anstehenden Aufgaben. In dem Bild von oben sind die zwei Personen rechts oben und unten (mit den 1/2 und 100 Karten) die die die meiste Diskusion führen würden. Der Person links unten wird gerade alles zu viel und benötigt eine Pause.

T-Shirt Sizing

Dies ist eine zweite agile Projektmanagement Methode zur Schätzung des Arbeitsaufwands. Diese T-Shirt Sizing ist besonders nützlich wenn das agile Team mit weniger detaillierten Informationen arbeiten muss. Anstatt numerische Werte wie beim Planning Poker zu verwenden, ordnet das Team den Aufgaben Größenkategorien zu. Diese sind ähnlich wie T-Shirt-Größen: S, M, L, XL usw.

Diese Kategorien repräsentieren relative Größenordnungen von Aufgaben. Beispielsweise könnte eine „S“-Aufgabe relativ einfach und schnell zu erledigen sein, während eine „XL“-Aufgabe komplex und zeitaufwendig ist. T-Shirt Sizing ist besonders nützlich, wenn das Team eine grobe Schätzung benötigt und sich schnell auf eine Einstufung einigen möchte, ohne zu sehr ins Detail zu gehen.

Story Points

Story Point sind eine gängige Methode, um den Aufwand für die Umsetzung von User Stories zu quantifizieren. Anstatt den Aufwand in Stunden oder Tagen zu messen, verwenden Teams Story Points, um den relativen Schwierigkeitsgrad, die Komplexität und die Unsicherheit einer Aufgabe zu bewerten. Eine Aufgabe mit 5 Story Points könnte beispielsweise als doppelt so schwer wie eine mit 3 Story Points betrachtet werden. Story Points fördern eine langfristige Schätzung und helfen Teams, über einen Sprint oder eine Iteration hinweg realistische Ziele zu setzen. Diese Methode ermöglicht es dem Team, den Fortschritt besser zu verfolgen und Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Schätzungen als zu optimistisch oder pessimistisch herausstellen.

Priorisierung von Aufgaben

Meisten gibt es mehr Aufgaben als das Team in einem definierten Zeitrahmen umsetzen kann. Daher ist es wichtig Arbeiten nach ihrer Dringlichkeit oder Wichtigkeit zu priorisieren. Dafür existieren agile Methoden wie die Eisenhower Matrix oder die MoSCoW-Priorisierung.

Tipp: Besser als eine Liste mit Prioritäten ist eine Liste mit einer Reihenfolge.
Sonst besteht die Gefahr mehreren Aufgaben dieselbe Priorität zuzuordnen. Gibt es mehrere Prio 1 Aufgaben weiß das Team nicht welche dieser sie zuerst abarbeiten sollen. Das Ergebnis kann sein, dass für den Kunden wichtige Arbeiten nicht rechtzeitig erledigt werden, dafür aber Arbeiten die nicht einen direkten Mehrwert bringen.

Eisenhower Matrix

Diese bekannte Matrix ist ein nützliches Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben basierend auf ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Auch wenn du oft denkst, dass jetzt alles schnell erledigt werden muss da alles wichtig ist, gibt es doch klare Unterschiede. Mit Hilfe der Eisenhower-Matrix erkennst du schnell was du sofort erledigen musst und was noch warten kann. Vielleicht musst du auch nicht alles selber machen. Manche Arbeiten können deligiert werden und andere können ganz weg fallen.

Die Matrix besteht aus vier Quadranten (deren vier Punkte auf der linken Seite der Tabelle abgebildet sind):

Dringlichkeit	Erklärung
Dringend und wichtig	Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen
Wichtig, aber nicht dringend	Aufgaben, die geplant werden sollten
Dringend, aber nicht wichtig	Aufgaben, die delegiert werden können
Weder dringend noch wichtig	Aufgaben, die man ignorieren oder später erledigen kann

Diese agile Projektmanagement Methoden hilft Teams und Einzelpersonen dabei, sich auf die wirklich wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren und ihre Zeit effizienter zu nutzen.

Durch die Visualisierung der Aufgaben in der Matrix wird klar, welche Tätigkeiten sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche verschoben oder delegiert werden können.

MoSCoW-Priorisierung

MoSCoW ist eine Technik zur Priorisierung von Anforderungen oder Aufgaben in vier Kategorien: Must (muss erledigt werden), Should (sollte erledigt werden), Could (könnte erledigt werden, wenn Zeit übrig bleibt) und Won’t (wird nicht erledigt). Diese Methode wird oft in der Softwareentwicklung verwendet, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Features oder Anforderungen in einem Projekt priorisiert werden. Indem das Team klar definiert, was unbedingt notwendig ist und was optional ist, kann es sicherstellen, dass die wichtigsten Ziele des Projekts erreicht werden, selbst wenn Zeit oder Ressourcen knapp werden. Die MoSCoW-Matrix bietet eine klare Struktur, die hilft, die Erwartungen aller Beteiligten zu steuern und unnötige Funktionen zu vermeiden.

Abkürzung	Bedeutung	Übersetzung
Mo	Must	Muss erledigt werden
S	Should	Sollte erledigt werden
Co	Could	Könnte erledigt werden
W	Won’t	Wird nicht erledigt

Nun könnte man denken, dass es viel wichtiger ist aufzuschreiben was alles unbedingt gemacht werden soll (Must) als die Sachen welche einfach nicht gemacht werden (Won’t). Das stimmt so nicht. Gerade die Sachen die nicht in das Projekt aufgenommen werden sollten auch besprochen werden damit er nicht zu falschen Erwartungen kommt.  

Arbeit organisieren und Überblick behalten

Sowohl die Teammitglieder als auch die Stakeholder sollten zu jedem Zeitpunkt sehen können an welchen Aufgaben gearbeitet wird und wo man im Projekt steht. Dafür kann ein Kanban-Board verwendet werden. Diese ist auch eine einfache agile Methode um in einem traditionellen Unternehmen mit agilem Projektmanagement zu starten da sie parallel zum „normalen“ Projektmanagement laufen kann. Sie bietet einen geschmeidigen Übergang vom klassischen zum agilen Projektmanagement und bringt nicht so viele Veränderungen mit sich wie direkt mit einem Framework wie Scrum zu starten.

Kanban, aber auch andere agile Methoden, bietet eine gute Gelegenheit um zu testen ob agiles Projektmanagement in der eigenen Firma angenommen wird. Kanban wird in der Literatur mal als Methode und mal als leichtgewichtiges Framework definiert.

Kanban-Board ist kurzgesagt ein visuelles Tool zur Verwaltung und Organisation von Arbeit in einem Team. Es besteht typischerweise aus Spalten, die den Status der Arbeit anzeigen, wie „To Do“ (zu erledigen), „In Progress“ (in Arbeit) und „Done“ (fertiggestellt). Jede Aufgabe oder User Story wird als Karte auf dem Board dargestellt und bewegt sich von links nach rechts, wenn sie bearbeitet wird. Kanban-Boards helfen Teams, Engpässe zu identifizieren, die Arbeit zu visualisieren und den Workflow zu verbessern. Sie ermöglichen es den Teammitgliedern, ihre Aufgaben transparent zu verwalten und Prioritäten klar zu setzen.

Durch die Begrenzung der Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig in Arbeit sind, fördert das Kanban-Board eine kontinuierliche Verbesserung des Arbeitsprozesses da Engpässe schneller erkannt werden und dadurch auf diese Probleme schneller reagiert werden kann. Das Kanban-Board sollte zu jedem Zeitpunkt durch das gesamte Team einsehbar sein. Es sollte also an einem zentralen Ort hängen oder als Onlinevariante zugänglich sein. Nur das Team welches auch die Arbeit umsetzt kann die Aufgaben von einem Status zum nächsten Schieben (zum Beispiel von „in Arbeit“ auf „fertiggestellt“).

Qualität verbessern

Agiles Projektmanagement heißt nicht nur, dass agil auf Veränderungen reagiert werden kann. Was viele nicht wissen ist, dass ein weiterer zentraler Punkt die kontinuierliche Verbesserung ist. In jeder Iteration, in jedem Projekt sollte das Team es anstreben sowohl das Produkt als auch die eigene Arbeitsweise zu verbessern. Dafür gibt es mehrere agile Projektmanagement Methoden. Eine davon die sehr einfach implementiert werden kann ist die 5-Warum-Frage-Technik oder 5-Whys.

Die 5-Whys-Methode ist eine Technik zur Ursachenanalyse, die hilft, die Wurzel eines Problems zu identifizieren, indem man wiederholt nach dem „Warum“ fragt. Wenn ein Problem auftritt, fragt man „Warum ist dieses Problem aufgetreten?“ und nimmt die Antwort als Ausgangspunkt für die nächste „Warum“-Frage. Dies wiederholt man fünfmal oder so lange, bis man zur Grundursache des Problems gelangt ist. Diese Methode ist einfach anzuwenden und hilft Teams, tiefer in die Problemursache einzutauchen, anstatt sich nur mit den Symptomen zu beschäftigen. Die 5-Whys-Methode ist besonders nützlich in agilen Projekten, da sie schnelle und effektive Lösungen fördert, ohne aufwendige Analysewerkzeuge zu erfordern.

Ein Beispiel:
Ein Onlineshop erhält für ein verkauftes Produkt überdurchschnittlich viele Rücksendungen.
Mögen die Kunden das Produkt einfach nur nicht? Die 5 Warum-Fragen könnten evtl. helfen das wahre Problem aufzudecken.

• Warum erhalten wir so viele Rücksendungen?
  • Weil die Kunden nicht mit dem Produkt zufrieden sind.
• Warum sind die Kunden nicht mit dem Produkt zufrieden?
  • Weil das Produkt nach kurzer Zeit kaputt geht.
• Warum geht das Produkt nach kurzer Zeit kaputt?
  • Weil wir billige Ware einkaufen mit wenig Qualität.
• Warum kaufen wir billige Ware ein?
  • Weil unsere Einkaufsabteilung beim günstigsten Anbieter bestellt
• Warum bestellen sie beim günstigsten Anbieter?
  • Weil wir eine hohe Gewinnmage haben wollen.

Am Ende der 5 Warum-Fragen kommt raus, dass nicht der Kunde das Problem ist, sondern, dass in der Firma eher auf einen billigen Preis als auf Qualität geachtet wird um einen möglich hohen Gewinn zu erhalten. Eine Lösung könnte dann sein hochwertigere Produkte zu einem höheren Preis anzubieten. Danach müsste überprüft werden ob die Kunden mit einem qualitativ hochwertigeren Produkt zufriedener sind auch wenn es dadurch teurer ist.

Projektverlauf beobachten

In einem idealen agilen Projekt sind die Teams selbstorganisiert und suchen sich selber ihre Arbeiten raus um das Produkt erfolgreich zu erstellen oder das Projekt erfolgreich abzuschließen. Diese „Freiheit“ wird, besonders von Personen die aus dem klassischen Projektmanagement kommen, interpretiert als das es keine Kontrolle gibt und Anarchie in den Teams herrscht. In Wirklichkeit ist es so, dass auch hier der Projektverlauf beobachtet werden muss damit das gemeinsame Ziel erfolgreich erreicht wird. Um den Projektverlauf zu beobachten gibt es agile Methoden wie Burndown- und Burnup-Charts.   

Burndown-Chart ist ein Diagramm, das den verbleibenden Arbeitsaufwand über die Zeit darstellt. Es wird häufig in Scrum-Projekten verwendet, um den Fortschritt eines Sprints zu verfolgen. Die vertikale Achse zeigt den verbleibenden Arbeitsaufwand (z. B. in Story Points), während die horizontale Achse die Zeit (z. B. Tage im Sprint) darstellt. Das Ziel ist es, dass die Linie im Diagramm stetig nach unten fällt, was anzeigt, dass das Team Fortschritte macht und Aufgaben abschließt. Ein Burndown-Chart hilft dem Team, zu erkennen, ob es auf dem richtigen Weg ist, die Sprint-Ziele zu erreichen, und ermöglicht es, frühzeitig Anpassungen vorzunehmen, wenn sich Verzögerungen abzeichnen.

Burnup-Chart ist ein weiteres Diagramm, das den Fortschritt eines Projekts visualisiert, aber im Gegensatz zum Burndown-Chart zeigt es sowohl den abgeschlossenen als auch den gesamten Arbeitsaufwand. Die vertikale Achse zeigt die Menge der Arbeit (z. B. in Story Points), und die horizontale Achse zeigt die Zeit. Zwei Linien im Diagramm repräsentieren den Fortschritt und den gesamten Arbeitsaufwand. Das Burnup-Chart zeigt deutlich, wie viel Arbeit bereits abgeschlossen ist und wie viel noch zu tun ist, und bietet eine klarere Sicht auf den Projektfortschritt und Veränderungen im Umfang der Arbeit. Es ist besonders nützlich, um zu zeigen, wie Änderungen im Projektumfang den Fortschritt beeinflussen.

Prototypen entwickeln

Eine Stärke des agilen Projekt- oder Produkt-Managements ist, dass das Produkt nicht erst am Ende des Projektes dem Kunden vorgestellt wird und Fehler erst sehr spät korrigiert werden können. Im agilen Bereich sollten erste Produkte schnell fertig werden, dem Kunden vorgeführt werden und mit dessen Feedback direkt angepasst werden. Besonders gut geeignet um die Akzeptanz zu testen ist ein Minimum Viable Product.

MVP (Minimum Viable Product) ist ein Konzept, das darauf abzielt, eine erste Version eines Produkts mit den minimalen notwendigen Funktionen zu entwickeln, um es auf den Markt zu bringen und Feedback von Nutzern zu sammeln. Das MVP enthält nur die Kernfunktionen, die notwendig sind, um den Hauptnutzen des Produkts zu demonstrieren und die Akzeptanz am Markt zu testen. Auf Basis des Feedbacks kann das Produkt dann iterativ weiterentwickelt werden. Dieser Ansatz minimiert das Risiko, indem er frühzeitig reale Nutzerdaten generiert und sicherstellt, dass das endgültige Produkt den Bedürfnissen der Nutzer entspricht.

Beispiel:
Ein Restaurant möchte auf der eigenen Webseite e-Books mit ihren besten Rezepten über einen neuen, eigenen Onlineshop verkaufen. Sobald der Kunde ein e-Book gekauft hat soll dieses automatisch verschickt werden.
Die Programmierung für diesen Onlineshop wäre sehr aufwändig. Zudem sind die Restaurantbesucher vielleicht gar nicht dran interessiert zu Hause selber zu kochen. Eine schnelle Möglichkeit dies ohne viel Programmieraufwand zu testen wäre die Erstellung eines Online-Formulares. Mit diesem Formular könnten die Kunden das e-Book vorbestellen. Erst wenn das Restaurant sieht, dass es genügend Interessenten gibt können sie mit der Erstellung des e-Books beginnen.
In einer weiteren Iteration, wenn das e-Book erstellt wurde, könnte es über das Formular bestellt und anschließend von einem Mitarbeiter per E-Mail verschickt werden.
Nun kann wiederum ohne viel Aufwand getestet werden ob es Sinn macht den nächsten Schritt zu gehen und alles zu automatisieren.

Weitere agile Projektmanagement Methoden

Es existieren noch eine Vielzahl weiterer agiler Methoden die du in deinem Arbeitsalltag oder Projektgeschäft oder bei der agilen Arbeit anwenden kannst. Hier kommen noch zwei spannende Beispiele.

Lego Serious Play ist eine kreative Methode zur Problemlösung und Teamentwicklung. Bei dieser Methode werden Lego-Steine verwendet werden, um Ideen, Konzepte oder Prototypen physisch darzustellen. Diese Methode fördert die aktive Beteiligung aller Teammitglieder, da jeder seine Gedanken und Ideen mit den Lego-Steinen ausdrücken kann. Lego Serious Play hilft Teams, abstrakte Konzepte greifbar zu machen, komplexe Probleme zu visualisieren und kreative Lösungen zu entwickeln. Es ist besonders effektiv in Workshops oder Brainstorming-Sitzungen, da es die Kommunikation im Team verbessert und den Innovationsprozess unterstützt.

Storyboards sind visuelle Darstellungen von Benutzererfahrungen oder Arbeitsabläufen, die helfen, die Interaktion eines Nutzers mit einem Produkt zu planen. Sie bestehen aus einer Reihe von Bildern oder Skizzen, die die Schritte zeigen, die ein Nutzer durchläuft, wenn er ein Produkt verwendet. Storyboards sind ein nützliches Werkzeug, um die Benutzerperspektive zu verstehen und sicherzustellen, dass das Design eines Produkts den Anforderungen entspricht.

Fazit

Agile Projektmanagement Methoden können innerhalb, aber auch unabhängig, von agilen Projekten verwendet werden und dir helfen deine Arbeit effizienter zu meistern. Sie sind teil der agilen Arbeit. Der nächste Schritt ist dann die Anwendung von agilen Frameworks. Nutze einen der beiden Links um mehr darüber zu erfahren und zu erkennen welche Vor- und Nachteile diese bieten können.

Erfahre noch mehr über agile Projektmanagement Methoden. In Kürze stehen tiefergehende Informationen für dich bereich. Trage dich in die Liste ein und du erhälst sie als Erster kostenlos.