Kanban ist eine agile Lösung um Arbeitsabläufe zu kontrollieren und zu optimieren. Ursprünglich in der japanischen Automobilindustrie von Toyota entwickelt, hat es sich zu einem universell einsetzbaren agilen System für das Aufgabenmanagement und die Prozessoptimierung entwickelt. In diesem Artikel erkläre ich dir Kanban, die Grundprinzipien und Funktionsweise des Kanban-Systems und wie du ein Kanban-Board in deiner täglichen Arbeit einsetzen kannst.
Was ist Kanban?
Ursprünglich wurde es von Taiichi Ohno, einem Ingenieur bei Toyota, entwickelt. Das Wort „Kanban“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet „Schild“ oder „visuelle Karte“. In der Praxis handelt es sich um ein visuelles System zur Steuerung von Produktionsprozessen, das sicherstellt, dass nur so viel produziert wird, wie tatsächlich benötigt wird.
Im weiteren Sinne ist Kanban heute eine Art zur Visualisierung von Arbeitsabläufen, die hilft, den Arbeitsfluss zu steuern, Engpässe zu identifizieren und die Produktivität zu steigern. Es basiert auf der Idee, dass Arbeit als kontinuierlicher Fluss betrachtet werden sollte, der durch regelmäßiges Überprüfen und Anpassen optimiert werden kann.
Hier kannst du zu den interessantesten Punkten über Kanban springen.
- Grundprinzipien von Kanban
- Das Kanban-System im Detail
- Kanban Board
- Anwendung in der Praxis
- Tipps und Best Practice
- Fazit
Die Grundprinzipien von Kanban
Kanban basiert auf einigen einfachen, aber effektiven Grundprinzipien, die auf jede Art von Arbeit angewendet werden können:
Visualisierung der Arbeit
Eines der wichtigsten Prinzipien ist die Visualisierung der Arbeit. Dies wird in der Regel durch ein Kanban-Board erreicht, auf dem alle anstehenden, in Arbeit befindlichen und abgeschlossenen Aufgaben sichtbar gemacht werden. Durch die Visualisierung des Arbeitsprozesses wird deutlich, wer woran arbeitet und wie weit die Aufgaben fortgeschritten sind.
Begrenzung der laufenden Arbeiten
Ein weiteres zentrales Prinzip von Kanban ist die Begrenzung der Anzahl von Aufgaben (WIP oder Work in Progress), die gleichzeitig bearbeitet werden. Diese Begrenzung hilft dabei, Überlastungen zu vermeiden und den Fokus auf die Fertigstellung von Aufgaben zu legen, bevor neue begonnen werden. Dies verbessert die Effizienz und verhindert, dass Arbeit zu lange in der Schwebe bleibt.
Fokussierung auf den Fluss
Kanban fördert eine stetige, gleichmäßige Bewegung von Aufgaben durch den Arbeitsprozess. Ziel ist es, einen kontinuierlichen Fluss von Arbeit zu gewährleisten, bei dem Engpässe schnell identifiziert und beseitigt werden. Dies hilft, den gesamten Prozess zu optimieren und die Durchlaufzeit (die Zeit, die eine Aufgabe benötigt, um von Beginn bis zur Fertigstellung zu gelangen) zu verkürzen.
Klar definierte Prozessregeln
In einem Kanban-System sind die Regeln für den Arbeitsprozess klar definiert und für alle sichtbar. Dies umfasst Kriterien dafür, wann eine Aufgabe als „begonnen“ oder „abgeschlossen“ gilt, sowie Regeln für das Hinzufügen neuer Aufgaben. Diese Transparenz sorgt dafür, dass alle Teammitglieder wissen, wie der Prozess funktioniert und was von ihnen erwartet wird.
Kontinuierliche Verbesserung
Kanban ist ein dynamisches System, das auf kontinuierliche Verbesserung setzt. Durch regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Prozesses können Teams ihre Effizienz steigern und besser auf Veränderungen reagieren. Dies wird oft durch regelmäßige Meetings oder Retrospektiven erreicht, in denen das Team den Prozess reflektiert und nach Verbesserungsmöglichkeiten sucht.
Pull-Prinzip
Die Teammitglieder „ziehen“ sich ihre nächste Arbeit selber sobald sie dafür „Platz“ oder freie Kapazitäten haben. Sie entscheiden somit selber wie sie ihre Arbeit einteilen.
Der Gegensatz zum Pull-Prinzip ist das Push-Prinzip. Das ist wenn ein Arbeiter von seinem Vorgesetzten Arbeiten „auf den Schreibtisch“ gelegt bekommt ohne zu überprüfen ob der Arbeiter noch freie Kapazitäten hat oder nicht schon ausgelastet ist.
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Das Kanban-System: Eine detaillierte Erklärung
Das Kanban-System ist ein Tool zur Verwaltung von Arbeitsabläufen und zur Steuerung der Produktion, das auf den oben genannten Prinzipien basiert. Es hilft Teams dabei, ihre Arbeit zu organisieren, den Fortschritt zu überwachen und Probleme zu identifizieren, bevor sie zu größeren Hindernissen werden.
Wie funktioniert ein Kanban-System?
Dieses System funktioniert, indem es den Arbeitsfluss visualisiert und die Anzahl der Aufgaben, die sich in jeder Phase des Prozesses befinden, begrenzt. Dies geschieht in der Regel durch die Verwendung eines Boards auf dem die Aufgaben in verschiedene Spalten eingeteilt werden, die den unterschiedlichen Phasen des Arbeitsprozesses entsprechen.
7 wichtige Komponenten
Die sieben wichtigsten Komponenten die du kennen musst wenn du Kanban verstehen möchtest sind die die du in der folgenden Liste findest. Unter der Liste findest du eine Erklärung der einzelnen Punkte.
- Karten
- Board
- Spalten
- WIP-Limit
- Serviceklassen
- Swimlane
- Meetings
Kanban-Karten
Jede Aufgabe oder jedes Arbeitselement wird durch eine Karte dargestellt. Diese Karte enthält alle relevanten Informationen über die Aufgabe, wie z.B. die Beschreibung der Arbeit, das Fälligkeitsdatum, die verantwortliche Person und andere relevante Details.
Die Karten wandern durch die verschiedenen Spalten des Kanban-Boards, je nachdem, in welcher Phase des Prozesses sie sich befinden.
Kanban-Board
Die Grundlage des Kanban-Systems sind natürlich das Board und die Karten oben beschriebenen Karten. Diese werden auf das Board geheftet und je nach Bedarf an eine andere Position des Boards geschoben. Das Board ist eine Tafel die vor Ort oder digital für alle Beteiligten zugänglich bzw. einsehbar sein sollte.
Spalten
Die Spalten auf dem Kanban-Board repräsentieren die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses. Diese können je nach Bedarf angepasst werden, aber typische Spalten könnten „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ sein. Durch das Verschieben der Karten von einer Spalte zur nächsten wird der Fortschritt der Arbeit visualisiert. Für dein Projekt kannst du weitere Spalten hinzufügen die du benötigst.
WIP-Limits
WIP-Limits sind Begrenzungen für die Anzahl der Aufgaben, die sich gleichzeitig in einer bestimmten Phase des Prozesses befinden dürfen. Diese Limits helfen dabei, Engpässe zu vermeiden und den Fokus auf den Abschluss von Aufgaben zu legen, bevor neue gestartet werden. Wenn die Anzahl der Aufgaben in einer Spalte das WIP-Limit erreicht, sollte keine neue Aufgabe in diese Phase übergehen, bis eine bestehende Aufgabe abgeschlossen wurde. Das hilft auch die Teams nicht mit Arbeit zu überlasten.
Serviceklassen
Kanban-Systeme können auch Serviceklassen verwenden, um unterschiedliche Arten von Aufgaben zu priorisieren. Zum Beispiel könnte es eine „Expedite“-Serviceklasse für dringende Aufgaben geben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und eine „Standard“-Serviceklasse für Aufgaben mit normaler Priorität.
Swimlane
Wie bei einem Schwimmwettbewerb kann es auch auf dem Kanban-Board verschiedene Bahnen geben. Diese können genutzt werden um Aufgaben nach Kategorien zu organisieren oder auch um Aufgaben zu priorisieren (ähnlich wie die Expedite-Serviceklasse).
Meetings
Ein Kanban-System umfasst oft regelmäßige Meetings, in denen der Fortschritt überprüft, Engpässe identifiziert und der Prozess kontinuierlich verbessert wird. Diese Meetings können täglich (z. B. tägliche Stand-ups) oder wöchentlich (z. B. Retrospektiven) stattfinden.
Das Kanban-Board
Da du nun einige der Vorteile und wichtigsten Komponenten von diesem agilen Framework kennst können wir uns nun das bekannte Kanban-Board anschauen.
Visualisierung des Arbeitsflusses
Das Kanban-Board ist das zentrale Element des Kanban-Systems. Es dient dazu, den Arbeitsfluss zu visualisieren und den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen. Dieses Board kann physisch, z. B. als Tafel mit Haftnotizen, oder digital, z. B. in einer Softwareanwendung, umgesetzt werden. Unabhängig von der Form hilft das Board, den Arbeitsprozess transparent zu machen und Engpässe schnell zu identifizieren.
Aufbau eines Kanban-Boards
Ein typisches Kanban-Board besteht aus mehreren Spalten, die die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses darstellen. Diese Phasen können je nach Bedarf und Art der Arbeit unterschiedlich definiert sein, aber ein einfaches Beispiel könnte so aussehen:
1. Zu erledigen (To Do): Diese Spalte enthält alle Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden. Hier werden neue Aufgaben hinzugefügt, die dann von Teammitgliedern übernommen und bearbeitet werden können.
2. In Arbeit (In Progress): In dieser Spalte befinden sich alle Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird. Diese Spalte hilft dabei, den aktuellen Stand der Arbeit zu visualisieren und sicherzustellen, dass nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig in Bearbeitung sind.
3. In Prüfung (Review/Testing): Diese Spalte wird oft verwendet, wenn eine Aufgabe, bevor sie als abgeschlossen betrachtet wird, noch überprüft oder getestet werden muss. Dies könnte beispielsweise eine Qualitätskontrolle oder eine Überprüfung durch einen Vorgesetzten sein.
4. Erledigt (Done): Diese Spalte enthält alle Aufgaben, die abgeschlossen sind. Wenn eine Aufgabe alle Phasen durchlaufen hat, wird sie in diese Spalte verschoben, um anzuzeigen, dass sie vollständig erledigt ist.
5. Weitere Spalten und Anpassungen: Je nach Bedarf können zusätzliche Spalten hinzugefügt werden, um den Prozess besser abzubilden. Beispielsweise könnte es eine Spalte für „Warten auf Freigabe“ oder „Blockiert“ geben, um Aufgaben zu kennzeichnen, die aus bestimmten Gründen nicht weiterbearbeitet werden können. Ein Kanban-Board kann an die spezifischen Anforderungen eines Teams oder einer Organisation angepasst werden.
Wichtige Merkmale eines Kanban-Boards
WIP-Limits: Die Begrenzung der Anzahl der Aufgaben, die sich gleichzeitig in bestimmten Spalten befinden dürfen, ist ein zentrales Element des Kanban-Boards. Diese WIP-Limits helfen, Überlastung zu vermeiden und den Fokus auf den Abschluss von Aufgaben zu legen.
Karten: Jede Karte auf dem Kanban-Board repräsentiert eine Aufgabe oder ein Arbeitselement. Die Karten enthalten in der Regel wichtige Informationen wie die Beschreibung der Aufgabe, die verantwortliche Person, das Fälligkeitsdatum und andere relevante Details. Karten können auch farblich codiert werden, um verschiedene Arten von Aufgaben oder Prioritäten zu kennzeichnen.
Visuelle Signale: Diese Boards nutzen oft visuelle Signale wie Farben, Symbole oder Tags, um bestimmte Zustände oder Anforderungen zu kennzeichnen. Beispielsweise könnte eine rote Karte auf ein dringendes Problem hinweisen, während eine gelbe Karte darauf hinweist, dass eine Aufgabe auf eine externe Freigabe wartet.
Zugänglichkeit: Ein gutes Kanban-Board ist für alle Teammitglieder leicht zugänglich und verständlich. In einem physischen Büro könnte es sich um eine Tafel an einem zentralen Ort handeln, während in einem virtuellen Team ein digitales Board in einer Projektmanagement-Software verwendet wird.
Beispiele für die Anwendung von Kanban-Boards
Softwareentwicklung: In der Softwareentwicklung wird Kanban häufig verwendet, um den Fortschritt von Features, Bugfixes und anderen Aufgaben zu visualisieren. Das Kanban-Board könnte Spalten wie „Backlog“, „In Entwicklung“, „Code Review“, „Testen“ und „Abgeschlossen“ enthalten.
Marketing: Ein Marketingteam könnte ein solches Board verwenden, um den Fortschritt von Kampagnen, Content-Erstellung und anderen Projekten zu verfolgen. Die Spalten könnten „Ideen“, „In Planung“, „In Produktion“, „In Veröffentlichung“ und „Veröffentlicht“ sein.
Personalwesen: Ein HR-Team könnte ein Kanban-Board nutzen, um den Einstellungsprozess zu visualisieren. Die Spalten könnten „Bewerbungen eingegangen“, „In Bearbeitung“, „Interviews geplant“, „Angebot unterbreitet“ und „Eingestellt“ sein.
Vor-und Nachteile von Kanban
Hier zeige ich dir ein paar Vor- und Nachteile die dieses System hat. In der folgenden Tabelle hast du alles auf einem Blick. Unter der Tabelle findest du eine detailliertere Beschreibung der einzelnen Vorteile sowie eine Beschreibung der Nachteile bei der Einführung des Kanban-Boards und wie du ihnen entgegenwirken kannst.
| Vorteile | Nachteile |
| verbessert Transparenz | Wiederstand gegen Veränderungen |
| erhöhte Flexibilität | zu viele Aufgaben in Arbeit |
| bessere Kontrolle des Arbeitsflusses | fehlende Disziplin |
| Förderung der Zusammenarbeit | unklare Prozessregeln |
| kontinuierliche Verbesserung |
Vorteile des Kanban-Systems
Das Kanban-System bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die es zu einer beliebten agilen Methode in vielen Branchen machen:
Verbesserte Transparenz
Durch die Visualisierung des Arbeitsprozesses und die klare Darstellung der Aufgaben auf dem Kanban-Board wird der gesamte Arbeitsablauf für alle Beteiligten transparent. Jeder weiß, woran gearbeitet wird und wo es möglicherweise Probleme gibt.
Erhöhte Flexibilität
Kanban ist ein sehr flexibles System, das sich leicht an unterschiedliche Arbeitsumgebungen und Bedürfnisse anpassen lässt. Es ist nicht notwendig, den gesamten Prozess von Grund auf neu zu gestalten; stattdessen kann Kanban in bestehende Arbeitsprozesse integriert werden.
Bessere Kontrolle des Arbeitsflusses
Durch die Begrenzung der Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben (WIP-Limits) und die Fokussierung auf einen stetigen Arbeitsfluss können Engpässe schneller erkannt und behoben werden. Dies führt zu einer effizienteren und gleichmäßigeren Arbeitserledigung.
Förderung der Zusammenarbeit
Kanban fördert die Zusammenarbeit im Team, da alle Mitglieder über den aktuellen Stand der Aufgaben informiert sind und gemeinsam an der Verbesserung des Prozesses arbeiten können. Regelmäßige Meetings helfen, die Kommunikation zu fördern und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Kontinuierliche Verbesserung
Kanban fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Durch regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Prozesses können Teams ihre Arbeitsweise ständig optimieren und besser auf Veränderungen reagieren.
Diese Vorteile eines Kanban-Boards werden auch gerne von Scrum-Teams genutzt (obwohl das im Scrum-Framework so nicht gefordert wird).
Herausforderungen und Lösungen bei der Einführung von Kanban
Wie bei jedem neuen System gibt es auch bei der Einführung von Kanban Herausforderungen, die gemeistert werden müssen. Hier sind einige häufige Probleme und wie du sie lösen kannst:
Widerstand gegen Veränderungen
Manche Teammitglieder könnten sich gegen die Einführung von Kanban sträuben, insbesondere wenn sie an traditionelle Arbeitsmethoden gewöhnt sind und agile Arbeitsmethoden neu für sie sind. Um diesen Widerstand zu überwinden, ist es wichtig, den Nutzen von die Regeln klar zu kommunizieren und das Team in den Einführungsprozess einzubeziehen. Schulungen und eine schrittweise Einführung können ebenfalls helfen, den Übergang zu erleichtern. Der Vorteil von Kanban ist, dass er parallel zu eurer bestehenden Arbeitswelt eingeführt werden kann.
Zu viele Aufgaben in Arbeit
Eines der häufigsten Probleme ist, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig in Arbeit sind, was den Arbeitsfluss verlangsamt und die Produktivität verringert. Die Einführung strenger WIP-Limits und die Förderung einer Kultur des Fokus und der Priorisierung können helfen, dieses Problem zu lösen. An die geeignete Anzahl von WIPs kannst du dich ran tasten. Du wirst Erfahrungen sammeln und immer besser werden.
Fehlende Disziplin bei der Nutzung des Kanban-Boards
Das Kanban-Board kann nur dann effektiv sein, wenn es konsequent genutzt wird. Stelle sicher, dass alle Teammitglieder das Board regelmäßig aktualisieren und die Regeln des Kanban-Systems einhalten. Dies erfordert möglicherweise regelmäßige Erinnerungen und eine kontinuierliche Schulung. Am besten werden 10-15 Minuten Frühbesprechungen direkt vor dem Board gehalten. So kann dieses mindestens jeden Morgen aktualisiert werden.
Unklare Prozessregeln
Wenn die Regeln und Abläufe im Kanban-System nicht klar definiert sind, kann es zu Verwirrung und Ineffizienz kommen. Stelle sicher, dass alle Prozessregeln klar kommuniziert und für alle zugänglich sind. Dies könnte durch schriftliche Anweisungen oder eine Einführungsschulung erfolgen.
Kein Problem
Kein Problem für die die Einführung von dieses Frameworks, jedoch evtl. etwas verwirrend je nach verwendeter Literatur ist, dass während es eindeutig ist, dass es sich bei Scrum um ein agiles Framework handelt, bei Kanban mal von einem Rahmenwerk, mal einer Methode und mal von einem System gesprochen wird. Es gibt Argumente und Gegenargumente ob es sich um ein leichtes Rahmenwerk oder eine agile Methode handelt. Hierbei handelt es sich eher um eine reine Formalität.
Kanban in der Praxis
Die Einführung eines Kanban-Systems in deinem Team oder Unternehmen erfordert einige Vorbereitungen und die Bereitschaft, kontinuierlich zu lernen und sich zu verbessern. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du Kanban erfolgreich in die Praxis umsetzen kannst:
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung
1. Identifiziere den aktuellen Arbeitsprozess
Bevor du ein Kanban-System einführst, ist es wichtig, den bestehenden Arbeitsprozess genau zu verstehen. Welche Schritte durchläuft eine Aufgabe von der Idee bis zur Fertigstellung? Wer ist in die einzelnen Schritte involviert, und wo treten häufig Engpässe auf? Diese Analyse bildet die Grundlage für die Gestaltung deines Boards.
2. Gestalte das Kanban-Board
Basierend auf deiner Analyse kannst du nun ein Kanban-Board erstellen, das die verschiedenen Phasen deines Arbeitsprozesses visualisiert. Beginne mit einfachen Spalten wie „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ und füge bei Bedarf weitere Spalten hinzu. Stelle sicher, dass das Board für alle Teammitglieder zugänglich ist.
3. Definiere WIP-Limits
Überlege dir, wie viele Aufgaben in jeder Phase gleichzeitig bearbeitet werden können, ohne dass es zu Engpässen kommt. Setze für jede Spalte WIP-Limits fest, um eine Überlastung zu vermeiden und den Fokus auf den Abschluss von Aufgaben zu legen.
WIP (work in progress) Aufgaben die gerade in einer Spalte abgearbeitet werden. Ein WIP-Limit 4 bedeutet, dass in einer Spalte nur 4 Aufgaben stehen dürfen und nicht mehr.
4. Starte mit der Visualisierung
Beginne damit, alle aktuellen Aufgaben auf dem Kanban-Board zu visualisieren. Verschiebe die Karten entsprechend dem aktuellen Status der Aufgaben durch die verschiedenen Spalten von links nach rechts. Diese erste Visualisierung hilft dir, den Arbeitsfluss besser zu verstehen und eventuelle Engpässe zu erkennen.
5. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung
Führe regelmäßige Meetings durch, in denen du den Fortschritt der Aufgaben überprüfst und den Arbeitsprozess analysierst. Diskutiere im Team, welche Verbesserungen vorgenommen werden können, und passe das Kanban-Board bei Bedarf an.
6. Kontinuierliche Verbesserung
Kanban ist ein dynamisches System, das sich ständig weiterentwickelt. Nutze regelmäßige Retrospektiven, um den Prozess zu reflektieren und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen. Sei offen für Veränderungen und passe dein Kanban-Board an neue Anforderungen oder Erkenntnisse an. Diese Kontinuierliche Verbesserung findet auch bei Toyota statt wo dieses System erfunden wurde. Mittlerweile ist Kanban eines von 12 Säulen vom Toyota Production System.
Tipps und Bestpractice
- Das Kanban-Board sollte für alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt zugänglich sein.
- Haltet eure kurzen Stand-Up Meetings vor dem Board ab um dieses ständig zu aktualisieren.
- Ein Kanban-Board sollte immer von rechts nach links gelesen werden. So werden Engpässe besser erkannt und es werden erst neue Aufgaben in die nächste Spalte gezogen wenn dort Platz ist (Pull-Prinzip).
- Kanban wird von manchen Menschen die es kennen und schätzen gelernt haben nicht nur im beruflichen sondern auch im privaten Bereich genutzt. So kann es zum Beispiel bei der nächsten Urlaubsplanung helfen, bei Renovierungsarbeiten am Haus oder beim nächsten Hobby-Projekt.
Fazit
Kanban ist ein äußerst flexibles und effektives System zur Optimierung von Arbeitsprozessen und zur Verbesserung der Produktivität. Durch die Visualisierung des Arbeitsflusses, die Begrenzung der laufenden Arbeiten und die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung können Teams ihre Effizienz steigern und besser auf Veränderungen reagieren.
Egal, ob du in der Softwareentwicklung, im Marketing, im Personalwesen oder in einer anderen Branche tätig bist – Kanban kann dir helfen, deinen Arbeitsprozess zu optimieren und deine Ziele effektiver zu erreichen. Mit einem gut gestalteten Board und einer konsequenten Anwendung der Kanban-Prinzipien kannst du dein Team auf den Weg zu mehr Transparenz, besserer Zusammenarbeit und höherer Produktivität führen. Es kann auch der erste Schritt sein um in einer Firma ohne viel Gegenwehr das agile Arbeiten einzuführen.
Kanban ist nicht nur ein Werkzeug, sondern eine Denkweise, die dir hilft, Arbeit auf eine systematische, fokussierte und kontinuierlich verbessernde Weise zu managen. Durch die Anwendung dieses agilen Frameworks kannst du den Stress reduzieren, den Überblick behalten und bessere Ergebnisse erzielen – und das alles auf eine Weise, die einfach zu verstehen und umzusetzen ist.
Erfahre noch mehr über Kanban. In Kürze stehen tiefergehende Informationen für dich bereich. Trage dich in die Liste ein und du erhälst sie als Erster kostenlos.